Hoe de Belastingdienst online boekhouden stimuleert
De laatste jaren kiezen steeds meer ondernemers voor online boekhouden in plaats van een offline boekhoudprogramma. Ook de Belastingdienst ziet de voordelen van een online boekhouding en lijkt deze trend op veel punten zelfs te stimuleren.
Je hoeft bonnen en facturen niet meer te bewaren
Vrijwel iedere ondernemer in Nederland moet voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Dat houdt in dat je jouw boekhouding en alle documenten die daarbij horen minimaal 7 jaar moet bewaren en direct moet kunnen laten zien als dat nodig is. Het resultaat: ordners vol met in- en verkoopfacturen.
Met online boekhouden worden alle bonnen en facturen digitaal bewaard. In het boekhoudprogramma heb je een afbeelding van een bon of factuur direct op je scherm staan, waar je ook bent. De vraag is dan ook: moet je een originele factuur of bon bewaren als je hem in je online boekhoudprogramma hebt opgeslagen?
Veel boekhouders wisten het zeker; je mag originele bonnen of facturen nooit weggooien. Toch denkt de Belastingdienst hier anders over. De Belastingdienst heeft officieel naar buiten gebracht dat je originele bonnen of facturen niet langer hoeft te bewaren op het moment dat je het document digitaal hebt opgeslagen in de online boekhouding:
Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Let op!
Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar:
- elektronische diensten
- telecommunicatiediensten
- radio- en televisieomroepdiensten
Wat deze diensten inhouden, leest u bij Digitale diensten.
Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand
U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.
Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.
Uiteraard heeft de Belastingdienst zelf ook een belang bij het digitaal opslaan van documenten. Eventuele controles van belastinginspecteurs zullen een stuk sneller en efficiënter verlopen, doordat zij niet meer door talloze ordners hoeven te bladeren en nu alle documenten snel kunnen raadplegen.
Keurmerk Zeker-OnLine
Bij een online boekhoudprogramma wordt alle data opgeslagen in de cloud. De veiligheid, betrouwbaarheid en alle zaken omtrent privacy moeten dan wel goed geregeld zijn. Om hier een kwaliteitsindicatie aan te geven is het keurmerk Zeker-OnLine in het leven geroepen. De Belastingdienst heeft een actieve rol gespeeld bij de ontwikkeling van het keurmerk en verklaart dat boekhoudprogramma’s met het keurmerk Zeker-OnLine veilig en betrouwbaar zijn én geschikt zijn om de gegevens mee te bewaren waar de Belastingdienst om vraagt.
Directe BTW aangifte
In een aantal online boekhoudprogramma’s kun je met één klik je BTW aangifte direct naar de Belastingdienst sturen. Dit scheelt veel tijd ten opzichte van het inloggen op Mijn Belastingdienst maakt het relatief eenvoudig de BTW aangifte naar de Belastingdienst te sturen.
Belastingdienst gaat mee in innovatie
Het digitaal opslaan van fysieke documenten, een directe verbinding voor de BTW aangifte en het keurmerk Zeker-Online zijn drie belangrijke voorbeelden van de houding van de Belastingdienst ten opzichte van online boekhouden. De verwachting is dat de Belastingdienst de innovaties in online boekhoudsoftware zal blijven stimuleren, omdat dit het boekhoudproces voor zowel ondernemers, boekhouders als de Belastingdienst efficiënter maakt.
